Muchas son las empresas y marcas que se lanzan a la caza de nuevos contactos y que aprovechan para ello su participación en eventos. Pero, muchas veces,  estas campañas promocionales resultan ser poco fructíferas, y eso se debe principalmente a la falta de previsión y la inexistencia de una estrategia planificada que indique cada etapa a seguir conforme va desarrollándose el evento.

Con el fin de que esto no ocurra, nuestra marca ha de fijar su objetivo en torno a una actividad dedicada al evento en cuestión. Es el caso, por ejemplo, de la realización de un sorteo del cual podemos hacer partícipes a quienes asistan al evento, y que será retransmitido en directo a través de las redes sociales de la marca.

Para ello, hemos elaborado este sencillo plan de ejecución, con el que tomar control en cada momento de todo el proceso de preparación, implantación y resolución del sorteo.  Vamos allá!!

Presentación del sorteo, regalos y características del mismo

Antes de que tenga lugar el evento, unos días antes, iremos anunciando en las redes sociales de nuestra empresa o marca todos los datos sobre el sorteo: qué se sortea, quiénes podrán participar, fecha, condiciones para hacerlo, etc.

Para ello, prepararemos un obsequio que será entregado a los asistentes y que llevará adjuntos unos pequeños flyers a modo de instrucciones que den a conocer nuestra marca, así como el funcionamiento del regalo. En este caso, ponemos como ejemplo de regalo unas gafas de realidad virtual. Ha de ser un regalo que destaque, que sea novedoso y esté relacionado con la época actual.

Flyer sorteo gafas de realidad virtual

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En el flyer podemos incluir nuestra dirección web, así como el enlace hacia vídeos demostrativos del producto. Para ello es muy recomendable hacer uso de un generador de códigos QR, para que sea mucho más cómodo y visual.

Junto con este regalo, irá incluido un boleto de participación en el sorteo objetivo de este tutorial. Es decir, junto a las gafas y sus instrucciones, el público podrá encontrar un boleto en el que aparezca el súper regalo a sortear y que haremos sea el protagonista indiscutible del evento. Por ejemplo, si el evento se realiza en época pre-navideña, qué mejor que una cesta de Navidad muy completa con todo tipo de productos gourmet. Otras opciones es regalar artículos de merchandising personalizado para empresas.

Flayer con la cesta de navidad a sortear

Reverso flayer del sorteo de la cesta de navidad

Una vez tengamos preparados los regalos y todo el material, haremos el anuncio del sorteo y nuestra participación en redes sociales. Para ello podemos hacer uso de plataformas en directo como Facebook Live y Periscope, que además de hacer la retransmisión en directo nos permite dejar publicado el vídeo para que quienes no lo hayan visto en directo puedan verlo igualmente.

Cuantos más seguidores se enteren de la celebración del sorteo, mucho mejor. También podemos publicar imágenes de los regalos que recibirán los asistentes o, si queremos que sea sorpresa, dar algún detalle sin desvelar del todo el regalo, para crear expectación.

Promocionar nuestro sorteo y marca durante el evento

Ya ha llegado el día del evento. Normalmente el organizador nos facilitará un lugar en el cual colocar nuestro stand. ¿Qué no debemos olvidarnos?: un cartel o roll-up que explique brevemente quiénes somos y qué ofrecemos; una pequeña pantalla en la cual proyectar algunos vídeos demostrativos; un ordenador de apoyo siempre es indispensable; nuestros móviles preparados para compartir y seguir el evento y el sorteo en directo. Además, reservaremos un lugar visible de nuestro stand para colocar nuestra cesta a sortear, así como la urna de participación, para que todos los que se acerquen puedan dejar su boleto y conocernos.

La interacción con otros usuarios y participantes es muy importante durante todo el evento, ya que así les animamos a participar o les resolvemos posibles dudas. Ten en cuenta que el personal del evento estará repartiendo tus regalos durante toda la jornada. Aprovecha esto para dirigirte al público, informarles y preguntarles si les ha gustado el regalo.

En todo evento hay una programación bien estructurada; tenla muy en cuenta para saber a qué horas es mejor hacer una publicación en redes sociales, con el hashtag elegido, y así captar la atención de quienes aún no hayan advertido nuestra presencia en el evento.

Publicación en twitter del sorteo de la cesta de navidad en ADEA

A lo largo de la jornada es esencial ir haciendo balance de la participación en nuestro sorteo. Si vemos que no estamos recibiendo tantos boletos-participaciones como esperábamos, es muy conveniente repartirlos entre las mesas o zonas públicas y de paso que tenga el recinto, siempre con cuidado de no entorpecer a la organización.

Ha llegado el momento: cómo sortear nuestra cesta de navidad

El evento toca a su fin y se acerca el momento de sortear nuestra cesta navideña.
Para que todos se enteren, lo mejor es ir informando en Twitter y Facebook al momento, para que los rezagados puedan participar en último momento. Eso atraerá a más contactos a nuestro stand.

Un buen modo de hacerlo es publicar de nuevo un Periscope o Facebook Live en directo, enseñando el premio y recordando dónde está nuestro stand para que puedan vernos lo antes posible.

Cuando todos los asistentes hayan depositado sus boletos, anunciaremos la celebración del sorteo, tanto en persona como en las redes, y procederemos con el sorteo en vivo a través de los canales de Facebook Live y Twitter. De este modo quedará la prueba en directo de cómo se realizó el sorteo y todos podrán ser testigos. Anunciaremos el ganador y lo publicaremos posteriormente con nombre completo en los mismos canales donde se ha realizado la promoción: redes sociales y en el evento.

Una vez que el ganador reciba el regalo, podemos publicar fotografías en nuestros perfiles para que el resto de participantes puedan conocerle, ver que efectivamente el sorteo se realizó, y generar respuestas, debate y las felicitaciones oportunas. ¡¡No te olvides de dar las gracias a todos los participantes e invitarlos a unirse a próximos sorteos o concursos!!

Publicación en facebook del ganador del sorteo de la cesta de Navidad junto con la cesta recibida

Realizar un sorteo en eventos es muy sencillo, como puedes comprobar, pero hay que organizarse muy bien, para saber qué paso tomar en cada momento y, si somos un equipo, saber qué objetivo es el que se busca y actuar en consecuencia. Todos a una.

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Como siempre, este es un ejemplo de cómo hacer un sorteo, si tú tienes otro mejor o quieres compartir tus ideas, déjanos un comentario.


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